教你如何将 Excel 中的数据按模板批量生成 Word、Excel、PPT、PDF 以及 Txt 类型的文本文件

上周下班时经过 HR 小姐姐的工位，发现小姐姐一副愁眉苦脸的样子。出于关心，于是上前去问候了一下。

我：怎么啦？

HR : 公司校招了一批实习生，需要给他们发送录用函，今天得把这些录用函准备好。

我：这不是简单么？公司应该有相应的模板呀，直接套用模板就好了嘛！

HR：这次有上百个实习生呢，每个人的姓名、岗位、部门、办公地址、入职时间都不一样。领导就给了我一个 Excel 文件，我得按照这个 Excel 一个一个的编辑。都弄了半天了才弄了十几个，今天看来是要通宵咯！

我：你就这一个一个的编辑，这也太慢了吧！也不知道有没有把入职者的信息搞错！我倒是知道有个叫「我的ABC软件工具箱」的软件中有个“指定模板批量生成文件”的功能，可以轻松实现你的需求，效率高还不会出错。

HR：哎，别说了，我也知道有很多工具可以实现，但是就怕不安全，尤其是有些在线的工具，都要把我的文件上传到服务器上，万一发生了文件泄漏，麻烦可就大咯。

我：那「我的ABC软件工具箱」就更适合你啦，这个工具是完全本地化处理的，甚至不需要联网就能处理！

HR：真的吗？那可太好了，我先去下载来试试！对了，等会教教我，处理完了一起下班！

在进行操作之前，我们先要准备好录用函模板文件以及对应实习生的 Excel 数据。

录用函模板文件：

实习生的 Excel 数据：

注意：在模板文件中，我们能看到类似 [姓名]、[职位] 的字样，我们这里把这些特殊的文本称为【变量（占位符）】。所以我们就是需要用 Excel 中的数据来替换这些变量（占位符），且变量（占位符）中的内容与 Excel 中的数据列名是对应的。

我们先来看下这款办公软件「我的ABC软件工具箱」的“指定模板批量生成文件”功能的操作步骤吧！左侧面板选择【文件内容】，然后右侧就能看到【指定模板批量生成文件】的功能啦！

点击菜单的按钮，会进入到添加模板文件的页面。

在当前页面就可以点击右上角的“添加文件”按钮来添加模板文件了，这里的模板文件类型支持 Word、Excel、PPT、PDF 以及普通文本。添加好后，界面就能显示我们已经添加的待处理文件了。

这里我添加好我们 PDF 类型的入职录用函模板。当然，这里也可以添加上面说的其他类型，还可以添加多个模板文件！当添加完文件后，就可以点击“下一步”按钮了，进入到“选择模板与数据对应关系”的页面。

在当前页面，可以点击右上角的“新建对应关系”按钮，会有如下弹窗。

我们在这个页面就可以选择包含实习生的信息 Excel 进行处理了。

这里的设置都很简单，可以根据自己的需求进行设置。需要注意的是，在“自定义文件名”的选择中我们输入的是“{1_CONTENT}-录用函”，这个代表什么呢？其实这里是用到了变量（占位符）！我们鼠标滑过旁边的小问号看看提示，相信你就懂了！

设置好后我们就可以点击下一步来设置具体字段的对应关系。

这里的对应关系是「我的ABC软件工具箱」自动解析 Excel 数据源进行生成的，我们也可以自行修改对应关系。确保所有的都没问题后，我们就可以点击保存按钮进行对应关系的保存了。

这里我们就能看到刚刚创建的对应关系的规则列表了，这里也可以创建多条规则。确认无误后可以勾选一条规则，然后继续点击“下一步”按钮，进入到设置输出目录信息的界面。

在这个页面，我们可以设置文件存储的位置。设置好并确认无误后，继续点击下一步，我们就交给「我的ABC软件工具箱」进行处理了。

一会儿，「我的ABC软件工具箱」根据指定模板批量生成文件的操作就处理完成了！这个界面上能看到处理文件的列表，还能看到成功或者失败的数量。那生成的文件是不是我们预期的呢？我们进入文件夹。

一共生成了 7 个文件，且文件的命名也正是我们指定的。那我们再看看内容是否正常吧！

简直是太完美了！哪怕公司来一百个、一千个甚至几万个实习生，HR 小姐姐也能轻松应对！「我的ABC软件工具箱」根据指定模板批量生成文件的功能真的太强大了，不管是模板生成 Word 文件、模板生成 Excel 文件、模板生成 PPT 文件、模板生成 PDF文件还是模板生成文本文件，都是一样的操作！赶快去自己体验一下吧！